Analyse og modenhedsmåling af kontraktforvaltning
Mange virksomheder og organisationer har en afdeling som håndterer forvaltningen af kontrakter og leverandører. I store, komplekse organisationer er det ofte en udfordring at skabe overblik og sikre effektive forvaltningsprocesser der giver økonomisk gennemsigtighed og besparelser i kontrakt- og leverandørporteføljen. Derfor har vi udviklet en modenhedsmodel der måler kvaliteten af aktuelle forvaltningsprocesser, så din organisation kan få konkrete forslag til øget effektivitet og økonomisk optimering.
Bo Kinch Andersen, Partnerskaber og udbudsrådgiver
Få overblik over kontraktforvaltningsprocesser
En modenhedsmåling hjælper med at kvantificere den aktuelle performance og identificere svagheder, risici og potentialer i kontraktforvaltningsprocesserne - uanset størrelse af din virksomheds kontraktfunktion.
Modenhedsmålingen er baseret på praktiske erfaringer, gennemprøvet og vil kunne gentages årligt. Vi måler kontraktforvaltningen på 6 parametre: organisationens kontraktforståelse, kontraktarkivet, den finansielle gennemsigtighed, forvaltningsprocesserne og organisering, støtten til kontraktejerne og håndteringen af kritiske kontrakter. Virksomheder der arbejder med modenhedsmåling af kontraktforvaltning forstår at:
- Skabe et overblik over de aktuelle forvaltningsprocesser
- Identificere svagheder, risici og potentialer der ikke bliver indfriet
- Kvantificere den aktuelle performance og foretage løbende forbedringer
- Identificere de væsentligste risici i kontrakt- og leverandørporteføljen
Effektive processer og økonomiske besparelser
Med en modenhedsmåling af kontraktforvaltning kan du:
- Sikre høj fuldstændighed, anvendelighed og tilgængelighed af kontraktarkivet
- Opnå større finansiel gennemsigtighed og bedre sammenhæng mellem data i økonomisystem og kontrakter
- Skabe bedre støtte til genforhandling af eksisterende kontrakter
- Sikre at de eksisterende forvaltningsprocesser understøtter forretningen
- Give bedre støtte til kontraktejere gennem hjælpefunktioner
- Opnå større kontraktforståelse i organisationen
- Få indsigt i leverandørafhængigheder og blive bedre til at håndtere de kritiske kontrakter
Virksomheder der foretager måling af deres kontraktforvaltning, har større chance for at identificere risici og muligheder for økonomisk optimering og besparelser.
Torben Svensson, Senior contract- og vendor management rådgiver
Mål den aktuelle performance i dag
Ved hjælp af en gennemprøvet modenhedsmodel hjælper en rådgiver fra ChangeGroup med at måle og analysere kontraktforvaltningens modenhed.
Trin 1: Rådgivning og foranalyse
For at sikre at modenhedsmålingen skaber den nødvendige værdi, kortlægges organisationens ambitioner for kontraktforvaltningen. Det er vigtigt at pointere at målet er, at en virksomhed bliver så moden på kontraktforvaltning, som det giver mening at være, for at sikre høj effektivitet og kvalitet.
Trin 2: Interview
Efter foranalysen udpeges der 2-4 nøglepersoner som skal deltage i et struktureret interview, der skal identificere den aktuelle performance af kontraktforvaltning. Nøglepersonerne modtager en grundig information om baggrunden og formålet med modenhedsmålingen.
Trin 3: Analyse af kontraktarkiv, finansielle data og kontrakter
Efter interview, foretages en gennemgang af kontraktarkiv, kontrakt- og nøgledata samt relaterede processer. Gennemgangen har til formål at kortlægge hvilke data der er til rådighed og hvordan processerne støtter op om en effektiv forvaltning af kontrakter hos kontraktejerne. Når der er lavet en gennemgang af kontraktarkivet er det vigtigt, at analysere sammenhæng mellem bogføring og kontrakter. Vi kortlægger hvilke finansielle data der er til rådighed, og hvordan de hænger sammen med kontrakter og bogføring heraf. Vi foretager stikprøver af udvalgte kontrakter og relaterede økonomidata.
Trin 4: Forslag til forbedringer
Prioriteringen af anbefalingerne visualiseres i et scoringskort, som kvantificerer det aktuelle niveau og performance målt på 6 parametre. Vi udarbejder en rapport der kortlægger de identificerede risici, samt giver konkrete og detaljerede anbefalinger til forbedring af forvaltningsprocesserne. Scoringskortet og rapporten skaber et godt udgangspunkt for dialogen omkring indsatserne og forandringsledelsen frem mod den ønskede tilstand. Derefter gennemfører vi en workshop med sponsor og udvalgte interessenter, hvor resultater og anbefalinger med estimeret forretningsværdi drøftes for hvert af de 6 parametre.
Trin 5: Gevinstrealisering
Efterfølgende, hjælper vi også med gevinstrealisering. Vi foreslår kvartalsvis opfølgning med mindre workshops, observationer, gennemgang af dokumentation. Alt dette i en konstruktiv og motiverende dialog, hvor enkelthed, engagement af den enkelte medarbejder og lavest mulige ressourcetræk prioriteres.
Mål din kontraktforvaltning sammen med os!
ChangeGroup er eksperter i at afdække risici og kortlægge muligheder for økonomisk optimering af kontraktforvaltning. Vores team sikrer at din virksomhed får overblik over kontraktforvaltningens 6 parametre, og hjælper med at skabe effektive forvaltningsprocesser, som giver økonomisk gennemsigtighed og besparelser i kontrakt- og leverandørporteføljen.